Každá cenová kontrola probíhá trochu jinak. Někdo zažil před lety velmi mírnou kontrolu, které ukázal kalkulace, dále prokázal, že je opravdu a správně používal, obhájil vydané účtenky, množství ZUPů, prokázal, že správně implementoval cenové kalkulace do ceníku, měl v minutové kalkulaci pouze uznatelné náklady, doložil nákladovou oprávněnost kalkulací z účetnictví – a tím kontrola úspěšně skončila. Někteří naopak vyprávějí příběhy o velmi náročných a dlouhých cenových kontrolách o délce trvání až 9 měsíců, mnoha různých požadavcích ze strany kontroly, nutnosti obhajovat mnoho různých věcí, proč je v nákladech auto (nebo více aut), kam se s auty jezdí pro potřeby poskytování péče, zda tomu odpovídají vykázané PHM, obhajoby vydaných účtenek (ceny, znění, spárovatelnost s cenovými kalkulacemi a způsobem vykazování ZUPů), změny odpisů, změny některých nákladů nebo uplatněných časových fondů (vč. doložení propočtů ve vzorcích dle legislativy), druhů a množství ZUPů, přiměřenosti zisku a zdůvodnění, proč se aplikovala zrovna tato výše, detailů v účetnictví až na úrovni účetního deníku a jednotlivých faktur nebo smluv, nutnosti scházet se osobně s kontrolory i několikrát opakovaně, a to i za přítomnosti účetních, daňových poradců a ekonomů. Oba příběhy jsou pravdivé, ale nelze při přípravě na úspěšné a hladké absolvování cenové kontroly vycházet pouze z nich.

Omlouvám se za opakování, ale toto je opravdu stěžejní věta tohoto článku – každá cenová kontrola probíhá jinak a je potřeba být na tuto různorodost připraven. Při psaní tohoto článku nebudeme vycházet z jednoho nebo dvou nějakých pozoruhodných a několikrát pozměněných příběhů, že někdo něco říkal, ale budeme vycházet z velmi bohaté praxe, kdy takřka každý měsíc řešíme několik jednotek cenových kontrol, napříč celou Českou republikou (tedy ze stran různých úřadů a kontrolorů). Známe interval průběhu této různorodosti a můžeme říci, že většina kontrol se pohybuje v nějakém rozumném středu: trvají cca 2 – 3 měsíce a kontroloři mají kromě požadavků na kalkulace a účetní podklady také požadavky na cca 7 – 10 doplňujících (relevantních) dotazů, které nelze předem příliš odhadnout.

Pokud chceme cenovou kontrolou projít bez pokuty, doporučuji být z opatrnostního hlediska připraven spíše na těžší průběh kontroly, a pokud náhodou přijde ta „jednodušší kontrola“, pak budete mít o to dříve tuto tíhu vyřešenou. Nedoporučuji spoléhat na jeden nebo dva selektivní příběhy, které uslyšíte od někoho, kdo kontrolu zažil, protože pak můžete být velmi nemile překvapeni. Zkušenosti z malého vzorku kontrol vám bohužel nepomohou, ani se na ně nemůžete jakkoliv potenciálně odvolat a něco odůvodňovat v případě vyvstalého problému právě u té vaší kontroly.

Každá cenová kontrola tedy činí jakýsi výklad zákona o cenách a další související legislativy cenové regulace, nikoliv však, že by sama o sobě specifikovala a definovala, jak legislativní povinnosti splnit.

Ještě než zabředneme do konkrétností cenových kontrol, rád bych obecně s nadhledem okomentoval vůbec samotnou subjektivní stránku věci. Samozřejmě každý chápe, že pro ordinaci je ohlášení cenové kontroly velmi nepříjemná záležitost. Ordinace (stejně tak jako drtivá většina všech ostatních soukromých podnikatelů) má napnuté kapacity, mnoho svých problémů, nedostatek pracovní síly, kalendář plný na několik měsíců dopředu, sama sobě si ordinace, resp. její majitelé, odpírají spoustu věcí a projektů, protože lidově řečeno na ně nemají čas. Ano, je to nemilá záležitost, ale i přesto doporučuji zkusit pochopit pohled cenových kontrolorů, kteří postupují dle svých zákonných povinností vyplývajících ze zákona o cenách, který schválil náš parlament již v roce 1990 a od té doby je průběžně novelizován. Proto bych rád vyzdvihl i pozitivní přínos cenových kontrol, kdy ordinace alespoň prověří, zda má správně a smysluplně nastavené ceny, aby pokryly její náklady a tvořily přiměřený, stabilní zisk (což většina menších ordinací bez kalkulací nemá a nikdy nezkoumala taková data – minimálně napříč portfóliem jednotlivých výkonů). Mnoho ordinací také po cenových kontrolách podstupuje „ozdravné procesy“, kdy zavádí základní manažerské a interní procesy, uklízí roky hromaděné kostlivce ve skříni v rámci firemního „backoffice“, což vede k úspoře času během dalšího provozu a k vyšší přehlednosti.

Dále je potřeba zmínit, že legislativa u cenové kontroly se v čase vyvíjí, každý rok se mění výčet neuznatelných nákladů, upřesňuje se metoda tvorby kalkulací, takže kontroly takřka každý rok kontrolují více do hloubky jiné aspekty. Z aktuálních zkušeností bych zmínil např. vyhledávání nákladů, které jsou typově uznatelné do kalkulace, ale při některých situacích věcně a místně nesouvisejí s poskytováním regulované péče – např. pokud ordinace pořádá školení, pronajímá přístroje (či jiná aktiva), pak náklady na tyto „ostatní výnosy“ se samozřejmě nesmí uplatnit v kalkulaci, a při kontrole je nutno to obhájit a doložit s argumenty.

Cenová kontrola je zpravidla zahájena přes zaslané oznámení o zahájení cenové kontroly do datové schránky, občasně kontrolor předem zavolá, v jednom velmi vzácném případu jsme měli i kontrolu, kdy kontroloři přišli bez ohlášení přímo do ordinace. Upřímně, nikdo není fanouškem nečekané návštěvy – ani ordinace, která má plný kalendář pacientů, ani ekonom, který má plný kalendář svých vlastních aktivit. Neohlášená kontrola nemůže ad hoc poskytnout potřebné podklady, a proto se jich naštěstí příliš nevyskytuje, neboť je to neefektivní plýtvání časem všech zúčastněných stran.

V oznámení o cenové kontrole je uveden právní subjekt (fyzická osoba nebo s. r. o.), které se předmětná kontrola týká, a dále i odkazy na relevantní legislativu, dle kterých bude kontrola probíhat. Pokud máte v rámci vaší ordinace (nebo ordinací) více právních entit (např. dvě s. r. o., nebo jedno s. r. o. a zároveň i poskytujete péči přes fyzickou osobu), pak pečlivě přečtěte, jakého subjektu (jakých cen, vydaných účtenek, portfolia výkonů, účetnictví, kalkulací atd.) se kontrola týká. Tedy shrnuto: kontrola nejde na „ordinaci“, ale na konkrétní a zpravidla jeden právní subjekt s jednoznačným identifikačním číslem, který má nějaké náklady v účetnictví, nějaké kalkulace a nějaké tržby (účtované ceny). Pozor tedy na selekci takových podkladů ke kontrole, které se vztahují jen a výhradně na kontrolovaný subjekt.

Hned v úvodním oznámení je požadavek na dodání cca 7 – 10 podkladů, přičemž se jedná o první várku podkladů, a další várky (zpravidla 2 – 4x) budou následovat na základě odpovědí a průběžného šetření ze strany cenových kontrolorů.

V první várce podkladů se typicky můžeme setkat s požadavky např. na (uvádíme relativně širší ukázkový výčet, který má v praxi určité variace):

• účetní podklady

◦        rozvaha

◦        výkaz zisku a ztrát

◦        obratová předvaha

◦        účetní deník

◦        daňové přiznání

◦        odpisové plány

◦        metodika účtování

• kalkulace

◦        minutová kalkulace

◦        cenové kalkulace

◦        metodika ke kalkulacím, komentář k jejich tvorbě

◦        popis středisek a dělení nákladů

◦        doložení účelu a přiměřenosti zvolené výše zisku (marže)

• právní dokumentaci

◦        registraci NZZ/udělení oprávnění k poskytování služeb

◦        nájemní, zaměstnanecké či jiné smlouvy

◦        zejména takové právní podklady, které mají významný vliv na danou kalkulaci

• ostatní

◦        časové fondy, způsob jejich výpočtu do kalkulace

◦        ceník

◦        investiční plány

◦        knihu jízd nebo obdobný výkaz na doložení účelnosti služebních cest

◦        doprovodné podklady k významným nákladovým položkám (např. znění reklamy nebo detaily vzdělávacích programů)

Vzhledem k obšírnosti tématu cenových kontrol bude pokračování tohoto dílu zveřejněno v následujícím LKS č. 1/2023 jako druhá část.

Vkládání dotazů do ekonomické online poradny je možné dvěma způsoby:

1. Vy, kteří máte Facebook, můžete vkládat své dotazy do uzavřené skupiny s názvem „Ekonomická poradna pro členy ČSK“ https://www.facebook.com/groups/300333585299995.

Výhodou je, že se pod dotazem může tvořit diskuze a dotaz bude viditelný i pro ostatní členy. Pokud bude aktivita vyšší, můžete zde dále tvořit i strukturované podskupiny na jednotlivá ucelenější témata.

2. Pokud nemáte Facebook, můžete svůj dotaz vložit prostřednictvím formuláře v členské části webu ČSK www.dent.cz (Pro členy/Agendy komory/Ekonomická poradna). Zde také najdete pravidla poradny a již zodpovězené dotazy.

Svůj dotaz také můžete vložit přímo na webu www.imek.cz/kontakt.

Těšíme se na vaše dotazy do poradny, eventuálně uvítáme i zpětnou vazbu a váš pohled na věci, které by v rámci článků zde v LKS měly zaznít.