Odpovědnost za finanční plán

Odpovědnost za finanční plán, stejně tak jako za kvalitu a věrohodnost účetnictví a v zásadě vše, co se v podnikání děje, nese u s. r. o. primárně statutární orgán společnosti (jednatel), u podnikatelů ve formě fyzických osob pak obdobně tyto osoby samotné. Toto nekompromisně stanovuje zákon a nelze se od toho odchýlit.

Někteří podnikatelé se mylně domnívají, že pokud mají účetní, nese odpovědnost za účetnictví ona/on. Je pravdou, že v závislosti na podobě znění dodavatelsko-odběratelské smlouvy může ručit účetní vůči danému klientovi (s. r. o.), nicméně na venek, vůči finančnímu úřadu (daňové kontroly), vůči specializovanému finančnímu úřadu (cenové kontroly) a dalším externím subjektům je dle zákonů vždy primárně zodpovědný statutární orgán (jednatel), který je povinen kontrolovat a podepisovat statutární účetní výkazy a měl by se o tyto věci určitě zajímat. Pokud jim nerozumí, pak by měl alespoň zajistit jiným způsobem (např. vyžádáním externí rady od kompetentní osoby) nějakou míru ověření a kontroly. Ošetření rizik spojených se zákonnými povinnostmi jednatele lze ošetřit například uzavřením pojištění pro případ, kdy jednatel svým neodborným zásahem či pasivitou (nedbalostí) způsobí společnosti nějakou škodu při porušení své zákonné povinnosti řádného hospodáře.

Stejně tak je tomu v situaci, pokud si jednatel od externího ekonoma objedná vyhotovení kalkulací. Jednatel je faktický šéf ordinace a jedině on může vědět, co se v rámci jeho podnikání do budoucna plánuje, jak ordinace funguje. Proto by měl právě jednatel na žádost ekonoma připravit požadované podklady v co nejvěrnější podobě (např. přehled změn nákladů na mzdy nebo změna počtu zaměstnanců vůbec, pořízení nových přístrojů, změna časových fondů apod.), aby se s nimi mohlo pracovat v rámci vyhotovení nových kalkulací. Ekonom, dodavatel, účetní či poradce by měli ručit za správnou metodiku a procesní přístup poskytované služby, nicméně jedině jednatel může a je zodpovědný za přípravu konkrétních vstupních podkladů za svoji ordinaci (co, kdy, v jaké částce se stane).

Tolik k vytýčení odpovědnosti jednotlivých subjektů. Rád bych právě toto zdůraznil, protože se občasně v praxi setkáváme s přístupem ordinací, kdy její majitel rád deleguje mnoho věcí na svoji účetní, která však leckdy nemá podnikatelský přehled zejména o chystaných změnách (rozšiřování nebo zmenšování) v podnikání.

Jak postupovat, pokud se finanční plán v čase neplní

Nyní pojďme zpět k problematice finančního plánu. Pokud máme vyhotovený finanční plán na příští rok, jedná se stále pouze o plán a vždy bude panovat větší či menší nejistota, že se realita bude od takového plánu nakonec odchylovat.

V případě, že do plánu nákladů pro kalkulace vložíme nadhodnocené údaje (např. jsme naplánovali, že zvýšíme stávající mzdy o 20 % a přijmeme jednu další recepční, ale reálně dojde pouze ke zvýšení stávajících mezd pouze o 10 % a recepční jsme zatím oproti plánovanému termínu vůbec nepřijali) a během roku zjistíme, že plán prostě neplníme, pak je jediným správným postupem a dokonce i povinností provést přepočet kalkulace minutové sazby, a to na základě aktualizovaných informací a reálného vývoje během daného kalendářní roku. Při rekalkulaci tedy dojde ke snížení nákladů vstupujících do minutové sazby, což povede ke snížení minutové sazby, s níž je pak třeba samozřejmě rekalkulovat i cenové kalkulace, které nám determinují maximální možné ceny, jež jsme oprávněni účtovat od pacientů v režimu tzv. věcně usměrněných cen. V konečném důsledku se tedy změní (sníží) ceník.

Obdobně bychom měli postupovat i v případě, kdy se nám stala nějaká naprosto nepředvídatelná událost, která podstatně snížila náklady. Jediný správný postup je provést průběžnou rekalkulaci.

Výše uvedené případy rekalkulací se týkají situací, kdy se nám náklady snížily, což se může stát, například pokud nám odejde zaměstnanec a po nějakou dobu budeme mít menší tým, tedy menší mzdové náklady. Pak bychom toto zmenšení nákladů měli promítnout do našich cen.

V případě, kdy se nám náklady naopak neplánovaně zvýší a naše stávající kalkulace s tím nepočítá, je brzké provedení rekalkulace v našem vlastním zájmu, neboť právě došlo k tomu, že se nám snížila marže (zvýšily se náklady a cena zůstala stejná), a u některých výkonů pak hrozí zbytečné prodělávání nebo velmi nízká ziskovost, která nedává smysl a podnikateli nevrací přiměřenou návratnost za to, že podstupuje mnoho starostí, rizik a dalších podnikatelských strastí.

Pokud máme průběžně a spolehlivě sledovat vývoj reálných nákladů a porovnávat je s plánem (kalkulací), neznamená to, že je potřeba sledovat částky na jednotlivých fakturách, mzdových páskách a dalších individuálních účetních podkladech. Takový postup by byl časově velmi náročný a nekomfortní. Vhodným nástrojem je tzv. controlling. Jedná se o soubor ekonomických a účetních nástrojů, které nám systematicky a do jisté míry automatizovaně porovnávají realitu s plánem, a pokud se mezi těmito dvěma výkazy objeví odchylka, pak bychom měli zjistit její příčinu a provést nápravná či preventivní opatření. Větší, profesionálně vedené firmy toto dělají zpravidla jednou týdně nebo měsíčně. Pro ordinace to samozřejmě není reálné, avšak doporučuji zvážit postup alespoň jednou za kvartál, nebo vždy, když budete mít nějaké indicie o změně nákladů – jedná se o ošetření vašich vlastních rizik, v případě snižování nákladů pro cenovou kontrolu, v případě zvyšování nákladů pro udržení přiměřené ziskovosti. Controlling je zejména o jednorázovém nastavení, zavedení základních účetních pravidel a pak jeho samotné čtení a vyhodnocování reportů může být pro šéfa ordinace záležitostí na cca 5 minut jednou za čas. Dalším přínosem controllingu nad rámec kontroly plánu je celkový a věrný pohled na hospodaření ordinace, který majitele včas upozorní na potenciální problémy nebo manažerské chyby. Controlling má o to větší smysl, pokud se z jednočlenné ordinace stane „větší kolos“: máte více zaměstnanců, pacientů, dodavatelů, již nejste u všeho. A právě abyste v takovém případě dokázali věci spolehlivě a komplexně zkontrolovat, je ideální nastavit si finanční reporty a průběžně je sledovat, vyhodnocovat a vědět, co se ve vaší firmě děje. Čísla v reportu budou vždy odrážet realitu a jako šéf ordinace je dokážete rychle dekomponovat do konkrétních událostí vaší ordinace. Během pár vteřin díky takovému reportu budete schopni zjistit potenciální problém.

Zvyšování mezd zaměstnanců

Dále se zastavme u tématu zvyšování mezd. V časech vysoké inflace je zapotřebí tak činit, abychom nepřišli o své zaměstnance, ale aby naopak byli spokojeni a neměli důvod hledat jiného zaměstnavatele. V době psaní tohoto článku ještě neexistuje finální číslo míry inflace za rok 2021 dle ČSÚ, avšak předběžně se předpokládá, že to může být kolem cca 7 – 8 % či dokonce více. Zda bude finální číslo 7,5 nebo 8,5 %, není zas tak podstatné – inflace prostě bude veliká, citelná, a i v roce 2022 bude dále pokračovat (dle aktuálního vývoje válečného konfliktu na Ukrajině zřejmě nelze očekávat rychlé zkrocení inflace a návrat k normálu, který považujeme ve smyslu inflace cca 2% p. a. dle dlouhodobého inflačního cíle České národní banky). Pro vyhodnocování inflace pro naše podnikatelské účely nemůžeme brát jako relevantní pouze jedno číslo vyhlašované ze strany ČSÚ, neboť tato inflace metodicky odráží určitý metodicky specifikovaný košík produktů, nicméně existuje mnoho produktů, které v reprezentativním košíku metodiky ČSÚ nejsou zastoupeny vůbec a jejichž meziroční nárůst cen může být výrazně vyšší (klidně 2 – 10x), nežli míra inflace vyhlašovaná ČSÚ. V době psaní tohoto článku se například zvýšily ceny PHM cca o 20 % během jednoho týdne.

Jinými slovy, reálný růst našich osobních/podnikatelských nákladů vždy závisí na tom, jaké konkrétní produkty kdo nakupuje – jeden spotřebitel může zažít meziroční zvýšení nákladů o 5 %, zatímco druhý třeba o 25 %. Proto bych byl vůči zaměstnancům vlídnější a přiklonil se k tomu (pokud s nimi jsme spokojeni a chceme si je udržet), jim mzdy zvyšovat více nežli o míru inflace vyhlašovanou ze strany ČSÚ.

Míra inflace může být jedním z podkladů pro diskuzi o zvýšení mzdy, dalšími by jednoznačně měly být i vývoj mezd na trhu práce, pracovní nasazení a spolehlivost daného zaměstnance nebo jeho osobní náklady. K tomu nutno doplnit, že není vhodné celé navýšení slíbit zaměstnanci rovnou do fixní mzdy, což by pro něj mohlo být lehce demotivační (v delším časovém horizontu), ale takové navýšení mzdy částečně rozdělit mezi fixní a variabilní složku. Vhodným nastavením pravidel variabilní složky pak můžeme zvýšit zaměstnancovu motivaci, říká se tomu tzv. KPIs (key performance indicators) – tedy předem definované ukazatele, na základě nichž můžeme vyhodnocovat naši spokojenost se zaměstnancem a udělovat mu variabilní odměny. Zaměstnanec by měl být průběžně a dlouhodobě motivovaný, neboť každý měsíc by přirozeně měl chtít splnit KPIs a získat tak nejvyšší možnou míru variabilní odměny.

Vkládání dotazů do ekonomické online poradny je možné dvěma způsoby:

1. Vy, kteří máte Facebook, můžete vkládat své dotazy do uzavřené skupiny s názvem „Ekonomická poradna pro členy ČSK“ https://www.facebook.com/groups/300333585299995.

Výhodou je, že se pod dotazem může tvořit diskuze a dotaz bude viditelný i pro ostatní členy. Pokud bude aktivita vyšší, můžete zde dále tvořit i strukturované podskupiny na jednotlivá ucelenější témata.

2. Pokud nemáte Facebook, můžete svůj dotaz vložit prostřednictvím formuláře v členské části webu ČSK www.dent.cz (Pro členy/Agendy komory/Ekonomická poradna). Zde také najdete pravidla poradny a již zodpovězené dotazy.

Svůj dotaz také můžete vložit přímo na webu www.imek.cz/kontakt.

Těšíme se na vaše dotazy do poradny, eventuálně uvítáme i zpětnou vazbu a váš pohled na věci, které by v rámci článků zde v LKS měly zaznít.